Règlement groupe WhatsApp Bamtaare Stratégies

          I Objectifs du groupe WhatsApp :

Ce groupe contribue à définir les stratégies et les objectifs à atteindre au sein de l’association Bamtaare Kounkané. Les stratégies ciblent un objectif global à court, moyen et long termes. La mise en pratique opérationnelle des orientations stratégiques est dévolue au bureau exécutif.

Ce groupe doit fédérer les énergies autour de valeurs partagées pour créer une collaboration, une coproduction, une dynamique collective et une vision commune.

Il désigne les personnes (commissions) qui élaborent les outils et décrivent les modalités concrètes pour réaliser ses projets. Il propose une allocation de ressources pour atteindre les objectifs.

La démarche stratégique se construit en six étapes, avec la contribution permanente des acteurs qui auront la charge de la mettre en œuvre :

1 – Définir une ambition claire et partagée ;

 2 – Reformuler un cadre de référence du projet ;

3 – Analyser les incidences sociales et économiques du projet ;

4 – Évaluer les coûts et trouver les ressources ;

5 – Élaborer les choix pertinents (durée, bénéficiaires, localisation, …) pour l’exécution ;

6 – Construire un plan d’action opérationnel.

        IILes règles de gestion du groupe WhatsApp 

A – Engagement des membres :

  1. Respecter les orientations stratégiques du groupe WhatsApp (toutes les réflexions stratégiques, les idées et les critiques de tout ordre se font dans ce groupe et nullement en dehors).

 Ne pas publier dans le groupe des informations sans liens avec les objectifs du présent règlement.

 Ne pas transférer des contenus à des personnes extérieures à ce groupe.

  1. Éviter tout contenu violent qui peut heurter les sensibilités, ou encore qui peut impacter la réputation des membres.

B – Règles de gestion du groupe WhatsApp :

  1. Il sera mis en place un comité de 3 personnes chargées d’administrer le groupe : un administrateur principal (celui qui a créé le groupe) et 2 administrateurs secondaires.
  1. Pour intégrer le groupe, le membre doit être à jour de ses cotisations.
  1. Tout membre peut proposer un projet d’ajout d’un nouveau membre susceptible être d’un apport bénéfique au groupe.

  1. Le projet d’ajoute d’un nouveau membre doit être proposé au groupe. Les membres du groupe donnent leur avis, si des réticences persistent ; le suffrage de la majorité et une voix sont nécessaires pour accueillir le postulant.
  1. Un membre peut être exclu du groupe, pour non-respect des dispositions de ce présents règlement et/ou un retard de cotisation d’au moins 6 mois. Il est bien entendu qu’être dans ce groupe n’interdit nullement de siéger au bureau exécutif.
  1. Un membre qui ne réalise pas le travail confié par le groupe 2 mois après le terme échu, doit exposer le motif du retard. Sans motif légitime, il peut être révoqué du groupe ou à défaut le travail confié à un autre.
  1. Toute exclusion requiert, une convocation préalable de l’intéressé pour s’expliquer au sein du groupe. Après audition, le suffrage de la majorité et une voix sont nécessaires pour exclure le membre.
  1. Le président, les vice-présidents de Bamtaare International et les présidents des entités locales sont membres de droit de ce groupe, pour les autres membres une liste sera annexée au présent règlement.
  1. Tout membre absent des échanges du groupe pour une durée de 2 mois peut être exclu selon les règles de l’article 7 du point B.
  1. Le nombre de membres de ce groupe est limité à 35 personnes, cette disposition peut être modifiée par le suffrage de la majorité et une voix.

C – Organisation des travaux :

  1. Lorsqu’un travail est confié à une personne ou une commission, une lettre de mission doit être rédigée (l’association va se doter d’un modèle standard de lettre de mission) et signée par le président et le ou les missionnaires. Cette lettre définit les stratégies, les objectifs, la durée de la mission et les ressources allouées. Elle renseigne sur les droits et les obligations des missionnaires. Par ailleurs, les missionnaires doivent s’engager librement à effectuer à titre gratuit le travail confié, à respecter les délais et à rendre leur production.
  1. Les missionnaires s’obligent à faire un point d’étape, à rendre compte des évolutions de la mission sous une période n’excédant pas 45 jours. Si le délai initialement prévu devient irréalisable, ou des blocages subsistent, ils pourront poser ces difficultés à l’occasion de ces échanges.
  1. Pour un bon pilotage et un suivi adéquat de la mise en pratique des choix stratégiques, une réunion mensuelle est organisée via des outils de communication en direct (application Zoom, Google Meet, …). Afin de bien préparer ces réunions mensuelles, l’ordre du jour est communiqué par le secrétariat général dans le groupe WhatsApp au moins une semaine avant l’échéance. Le secrétariat rédige un PV après chaque réunion.
  1. Ce règlement vient compléter le règlement intérieur et en fait partie.