Reglement Interieur

Article 8 : Les organes de BAMTAARE KOUNKANE

L’Association Bamtaare Kounkané est composée d’une assemblée générale, d’un comité directeur, d’un bureau exécutif. Les modalités de fonctionnement de ces organes sont prévues par les statuts et sont précisées ci-après.

Article 9 : L’assemblée générale

L’assemblée générale est composée de tous les grands électeurs. Elle est l’instance suprême, elle est seule habilitée à modifier les textes qui régissent son fonctionnement, à admettre ou exclure un membre et   à définir des orientations pour le comité directeur, etc. L’assemblée générale se réunit une fois par an en session ordinaire sur convocation du comité directeur. Elle peut se réunir en session extraordinaire sur décision du comité directeur et à chaque fois que les deux-tiers (2/3) de ses membres en expriment le désir. L’assemblée générale ordinaire étudie tous les points inscrits à son ordre du jour conformément aux statuts. Les délibérations sont prises à la majorité des voix des membres présents à l’assemblée, chaque membre régulièrement inscrit ayant une voix. Pour que les délibérations soient valables, la présence de la moitié plus un de ses membres est nécessaire. Si ce quorum n’est pas atteint, il est convoqué avec le même ordre du jour, une deuxième assemblée, à 15 jours au moins d’intervalle, qui délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents. 

Article 10 : Le comité Directeur

L’assemblée générale délègue ses pouvoirs au comité directeur, qui est l’organe exécutif de ses décisions. Celui-ci est l’instance de direction de l’association entre deux assemblées générales. Il se réunit au moins une fois tous les quatre  (04) mois, et toutes les fois qu’il est convoqué par son (sa) Président (e) ou à la demande du tiers (1/3) de ses membres. Le comité directeur est composé d’au moins quatre (04) représentants par association membre (Association Bamtaare Kounkané et associations sœurs membres) plus  d’autre membres directement choisi par un président approuvé par le reste le comité.  Les membres du bureau  sont élus en assemblée générale pour un mandat de trois (03) ans, renouvelable une fois. Les membres sortants sont rééligibles. Le Comité directeur a la souveraineté de définir sa composition et son mode de fonctionnement conformément aux textes de l’association. Les membres sortants sont rééligibles. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. En cas de partage, la voix du président de séance est prépondérante. La présence de la moitié au moins de ses membres est nécessaire pour que le Comité directeur puisse délibérer valablement. Les fonctions de membre du Comité directeur sont bénévoles. Les frais occasionnés pour l’accomplissement des mandats sont remboursés après fourniture de pièces justificatives. Toutefois, le membre qui engage ces dépenses doit solliciter et avoir l’accord préalable   du président du Comité directeur qui est le président de Bamtaare International. Les frais remboursés sont intégrés dans la comptabilité et apparaissent dans le bilan financier de l’Association qui en est initiatrice. Toutes les transactions financières qui sont faites par l’Association Bamtaare Kounkané doivent être reportées au gestionnaire  financier avec des pièces justificatives à l’appui au plus tard 48 heures après la transaction. Celui-ci fait une situation financière disponible au plus tard le vingt (20) de chaque mois.

Le comité directeur peut recruter un personnel administratif et technique qui assure l’exécution des tâches dans les différents domaines d’activités. Ce personnel, au sein duquel pourrait exister un Coordinateur, est recruté parmi les membres de BAMTAARE KOUNKANE. Il est soumis à un cahier de charges. Il assiste le Bureau dans l’exécution de ses missions. 

Article 11 : Organisation des bureaux

Le bureau du Comité directeur prépare la réunion du Comité directeur. Il est renouvelé tous les trois (03) ans. En cas de vacance de poste, l’intérim est assuré par un des membres du bureau. Le remplacement définitif a lieu à la plus proche réunion du comité directeur. Le bureau exécutif se réunit au moins une fois par quatre  mois sur convocation de son Président. Vu que les membres du bureau exécutif sont repartis à travers le monde la majorité de la coordination du bureau se fera via le réseau social.  Il sera obligatoirement réuni si au moins un tiers (1/3) de ses membres en fait la demande par écrit au président. Il est tenu un registre des procès-verbaux des réunions par le secrétariat général. Les procès-verbaux de réunion sont signés par le président et le secrétaire de séance, et les copies sont transmises à tous les membres du bureau, en priorité via internet. Le bureau exécutif est chargé de veiller à l’application correcte du présent règlement intérieur et peut faire des propositions de réaménagement interne au comité directeur pour la bonne marche de l’association. Seront dressés pour chaque réunion du bureau exécutif, du comité directeur et de l’assemblée générale une liste de présence et un procès-verbal par le secrétariat. Les procès-verbaux seront ensuite transmis à tous leurs membres, en priorité via internet. Cette énumération des pouvoirs du bureau exécutif n’est pas limitative. La fonction de membre du Bureau exécutif et/ou de membre du Bureau du Comité directeur est bénévole. 

Article 12 : Rôles des membres des bureaux.

– Le Président du Bureau et du Comité Directeur est chargé de coordonner les activités de l’association au niveau national et international. Il est le responsable moral de l’association. Il convoque et préside les réunions du bureau, du comité directeur et de l’assemblée générale. Il veille au respect des dispositions des statuts et du règlement intérieur de l’association. Il ordonne toutes les dépenses approuvées par le comité directeur et est cosignataire du ou des comptes de l’association. Il représente Association Bamtaare Kounkané à l’extérieur et doit présenter un rapport moral à l’assemblée générale ordinaire.

– Les vice-présidents (administration, management opérationnel, et organisation)  assistent le Président titulaire, selon leur ordre de préséance, dans ses fonctions et le remplacent en cas d’absence. Ils assistent le Président et sont chargés d’assurer l’intérim en cas d’indisponibilité de ce dernier.

– Le Secrétaire Général et ses deux adjoints coordonnent  et contrôlent les diverses activités. Ils présentent un rapport d’activités à l’assemblée générale ordinaire. Ils dressent les procès-verbaux, classent et archivent les documents administratifs de l’association. Ils sont chargés de l’application des décisions du comité directeur et de l’assemblée générale, sous l’autorité du président. Ils assurent la gestion des différents et médiation entre les membres. Ils établissent les protocoles de partenariat, s’assurent du respect du présent règlement intérieur et du statut. Ils donnent des conseils juridiques à la présidence.

– Le gestionnaire financier et son assistant

Un (e) gestionnaire financier et un assistant  seront élus l’assemblée générale.  Les restes des membres de l’équipe financière seront désignés par le gestionnaire. Ils sont chargés de veiller au respect des procédures de gestion administrative et financière et à la vérification des comptes. Toutes les pièces comptables leur seront remises en cas de requête ; ils sont informés de toutes les entrées et sorties et devront délivrer un quitus au trésorier général du bureau exécutif au moment de l’assemblée générale. Ils veillent à la bonne utilisation du patrimoine de l’association. Ils développent une politique de recherche de fond et  l’exécutent. Ayant les attributions et fonctionnant comme un comité de surveillance en matière de gestion financière, ils peuvent soumettre leurs observations et/ou recommandations au Comité Directeur et à l’assemblée générale.

– Les présidents des bureaux nationaux et les membres de leurs bureaux dans les différents pays seront élus par les membres de leur pays. Pour le cas du Sénégal, les membres pourront être candidats ou voter dans le bureau (exécutif ou Dakar) ou ils ont acheté  leur carte de membres et versent leur cotisation mensuelle. Leur lieu de vote peut changer sur leur demande adressé à leur président. Le bureau International devra donner son accord avant le Transfer le lieu de vote. 

Les coordinateurs  de différentes commissions seront désignés (choisis) par le bureau international en début de mandat 

Article 13 : Les associations Bamtaare Kounkané de la diaspora

Dans  chaque pays étranger où résident des ressortissants de la commune de Kounkané, il peut être créé une association dite de la diaspora. Un bureau sera aussi créé à Dakar (se bureau comprend les membres qui vivent dans les régions de Dakar, Saint Louis, Thiès, Mbour et  Kaolack). Celle-ci va fonctionner en tant que structure intermédiaire au sein de BAMTAARE KOUNKANE, mais peut avoir sa propre administration et un mode de fonctionnement entièrement autonome vis-à-vis des organes de l’association.

En tant que membres de l’association, les responsables des associations de la diaspora doivent toujours respecter les principes fondamentaux de l’Association Bamtaare Kounkané qui sont la solidarité, l’esprit d’équipe, l’enrichissement mutuel, la préservation des acquis et le souci du développement de la Commune de Kounkané.  Les bureaux Bamtaare à travers le monde a pour mission : Gestion des activites dans son pays : Gestion du ficher des membres; Gestion du ficher des participations mensuelles et/ou annuelles; Etre en contact aves ses membres en organisant des rencontres d’information ou d’echange autant que possible; Inititier et cordoonner  les actions en cas de force majeure et en informer le groupe des leaders; Informer les membres de son pays les activites de l’ association; Informer le BI des réalités de son pays; Cordonner les activites de son bureau local; Participer aux activites de l’ association; Assumer les responsibilités qui conferées par le reglement Interieur et les  statuts; Aider a la recherche de partenaires pour l’ Association; Suggérer aux autres pairs presidents les bonnes pratiques gagnantes dans sa localité; Fournir de la rétroaction au bureau International en lien  avec les actions menées ou les évènements pertinents; Innover et s’adapter aux realites locales dans la recherche de fonds ou de partenaires; Être l’ambassadeur de Bamtaare dans son pays ou sa localité. 

Article 14 : Cadre de concertation

Pour éviter, des commérages sources de divergences, toute création d’un nouveau groupe Whatshapp des membres de Bamtaare doit être soumis au comité Directeur ou à l’assemblée générale.

L’association Bamtaare a mis en place ses groupes de discussions :

1. Le groupe des grands électeurs pour discuter et coordonner la préparation de l’assemblée générale ou extraordinaire.

• Bamtaare Stratégies & Planification : C’est un organe consultatif, dont les membres donnent des idées et conseils à titre gratuit.

2. Bamtaare leaders pour discuter et coordonner le pilotage d’une part, d’autre part réaliser la mise en œuvre des politiques opérationnelles conformément aux statuts et au règlement intérieur. Le groupe contribue à une émulation d’idées, une meilleure connaissance du terrain, une approche inclusive, une plus grande proximité avec nos populations, un travail diligent, un échange interactif et respectueux. Ce groupe doit fédérer les énergies autour de valeurs partagées pour créer une collaboration, une coproduction, une dynamique et une vision commune.

3. Bamtaree Stratégies & Planification aide à définir les stratégies et les objectifs à atteindre au sein de l’association Bamtaare Kounkané. Les stratégies ciblent un objectif global à court, moyen et long terme.

4. Les groupes de Whatshapp des commissions et ceux des structures locales membres qui sont des outils d’échanges et de mise en œuvre des politiques opérationnelles.
5. Les groupes de Watshapp Kounané 1 et Kounkané 2 qui sont des groupes d’échanges entre les membres, l’objectif tenir informé les membres activités de l’association et permettre une large diffusion des événements (difficultés, divers problématiques, décès, …). 

Article 15 : Les commissions ou comités ad hoc

Des commissions techniques peuvent être créées au sein du Comité directeur à la demande des membres, sur les différentes thématiques du développement communautaire et local, du développement social, du développement économique et de la promotion de l’entreprenariat solidaire, etc.

Au niveau de chaque association de la diaspora également, des commissions ou comités ad hoc peuvent être créées, à la demande de son organe de décisions, sur les mêmes thématiques pouvant bénéficier à la Commune de Kounkané.

Ces commissions ou comités ad hoc, en fonction des besoins et propositions, peuvent exister de manière ponctuelle ou permanente et seront aidés si nécessaire par des structures ou personnes- ressources extérieures à l’association.

Elles sont placées sous la supervision des Vice-présidents au niveau national et des Présidents d’association au niveau de la diaspora, qui rendent compte de leurs activités au bureau exécutif et au comité directeur de l’association.