REGLEMENT INTERIEUR
PREAMBULE : Les membres de l’Association Bamtaare Kounkané ont établi ainsi qu’il suit le texte de leur règlement intérieur prévu aux statuts qu’il complète et précise. Seule l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire des membres est habilitée à modifier tout ou en partie les dispositions du présent règlement intérieur. En cas de contestation sur son contenu, les dispositions des statuts prévalent.
TITRE I : DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1 : Rôle de l’ASSOCIATION BAMTAARE KOUNKANE
L’Association Bamtaare Kounkané a un rôle de développement et d’encouragement de toutes les activités pouvant contribuer à l’épanouissement de ses membres et des populations de la Commune de Kounkané qu’elle entend servir. Ses missions sont de diverses natures et cela en fonction des besoins et des demandes de ses membres. L’Association Bamtaare Kounkané est une association qui travaille avec d’autres structures du même objet social de la diaspora dans le respect des principes et valeurs prévus dans les statuts. L’Association Bamtaare Kounkané, sous la supervision de Bamtaare International (le Comité directeur), est investie des missions de coordination et de promotion des programmes. A cet effet, elle est habilitée, toujours en accord avec les autres associations sœurs établies dans la diaspora, à prendre tous contacts et initiatives pour, entre autres, faciliter la bonne marche de l’association.
Article 2 : Qualité de membre
Outre les personnes physiques ressortissants de la commune de Kounkané, peuvent être membres de l’Association Bamtaare Kounkané, toutes les associations Bamtaare de la diaspora œuvrant dans la même vision pour le développement et le bien-être des populations de la Commune de Kounkané.
Article 3 : Mode de représentation
Chaque association membre est représentée à l’assemblée générale par ses grands électeurs (qui sont choisis par les membres du bureau local ou par un vote des adhérents). La qualité de grand électeur se perd dès que la personne n’est plus en exercice dans son organisation d’origine, qui doit pourvoir à son remplacement dans les meilleurs délais.
Article 4 : Droits et obligations
Tous les membres de l’Association Bamtaare Kounkané et ceux qui pourront y adhérer ultérieurement doivent respecter obligatoirement les dispositions du présent règlement intérieur. Ainsi, chacun des membres s’engage à coopérer en vue d’assurer le meilleur développement des activités de l’association. Notamment, chacun s’engage à communiquer toutes les informations dont il pourrait avoir connaissance et qui seraient de nature à exercer une influence favorable ou défavorable sur les actions de l’Association Bamtaare Kounkané.
Tout membre de l’association est tenu de :
- s’acquitter de ses obligations et de sa cotisation ;
- respecter les statuts et le règlement intérieur ;
- participer activement aux activités de l’association ;
- participer aux sessions de l’assemblée générale et en accepter les décisions.
Tout membre peut avoir, à sa charge, tous les documents relatifs à la vie de BAMTAARE KOUNKANE. Pour être électeur et éligible aux instances de l’association, il faut avoir au moins dix-huit (18) ans révolus au jour de l’élection.
Article 5 : Retrait
Chaque membre de l’Association Bamtaare Kounkané peut à tout moment démissionner sous réserve de faire connaître sa décision au (à la) Président (e)de l’entité à laquelle il ou elle s’est affilié(e). Tout membre qui démissionne perd ses droits, ce qui ne l’absout pas toutefois de ses obligations envers l’association ou envers des tiers dont le contrat qui les lie avait reçu la caution de l’association.
Article 6 : Sanctions
Constituent des fautes susceptibles de sanctions :
- le non-paiement des cotisations après plusieurs rappels ;
- la non-participation aux activités sans justification ;
- les actes de nature à porter préjudice moral ou matériel à l’association.
Tout manquement ou violation du présent règlement intérieur fera l’objet d’une sanction appropriée à la faute commise, qui peut être l’avertissement, le blâme, la suspension ou l’exclusion.
Le comité directeur qui inflige la sanction cependant, doit au préalable, permettre au membre de se défendre au prêt de la commission de discipline. Le membre incriminé sera entendu par la commission de discipline qui va proposer une sanction approprie au comité directeur. Le membre sanctionne pourra interjeter appel à l’assemblée général ordinaire ou extraordinaire la plus proche. Cependant la sanction infuse par le comité directeur reste valable jusqu’ au moment où elle est renversée par l’assemblée.
Article 7 : Perte de qualité de membre
La qualité de membre se perd par :
- démission constatée par lettre adressée au Président ;
- démission constatée par inactivité ;
- retard dûment constaté de plus de six (06) mois de cotisations ; tous les membres doivent être en règle de leur cotisation au plus tard le 31 décembre de l’année en cours.
- exclusion prononcée par le comité directeur et confirme par l’assemblée générale (le membre intéressé ayant été préalablement appelé à se défendre) ;
- décès constaté du membre ;
- dissolution de l’association.
TITRE II : FONCTIONNEMENT
Article 8 : Les organes de BAMTAARE KOUNKANE
L’Association Bamtaare Kounkané est composée d’une assemblée générale, d’un comité directeur, d’un bureau exécutif. Les modalités de fonctionnement de ces organes sont prévues par les statuts et sont précisées ci-après.
Article 9 : L’assemblée générale
L’assemblée générale est composée de tous les grands électeurs. Elle est l’instance suprême, elle est seule habilitée à modifier les textes qui régissent son fonctionnement, à admettre ou exclure un membre et à définir des orientations pour le comité directeur, etc. L’assemblée générale se réunit une fois par an en session ordinaire sur convocation du comité directeur. Elle peut se réunir en session extraordinaire sur décision du comité directeur et à chaque fois que les deux-tiers (2/3) de ses membres en expriment le désir. L’assemblée générale ordinaire étudie tous les points inscrits à son ordre du jour conformément aux statuts. Les délibérations sont prises à la majorité des voix des membres présents à l’assemblée, chaque membre régulièrement inscrit ayant une voix. Pour que les délibérations soient valables, la présence de la moitié plus un de ses membres est nécessaire. Si ce quorum n’est pas atteint, il est convoqué avec le même ordre du jour, une deuxième assemblée, à 15 jours au moins d’intervalle, qui délibère valablement quel que soit le nombre de membres présents.
Article 10 : Le comité Directeur
L’assemblée générale délègue ses pouvoirs au comité directeur, qui est l’organe exécutif de ses décisions. Celui-ci est l’instance de direction de l’association entre deux assemblées générales. Il se réunit au moins une fois tous les quatre (04) mois, et toutes les fois qu’il est convoqué par son (sa) Président (e) ou à la demande du tiers (1/3) de ses membres. Le comité directeur est composé d’au moins quatre (04) représentants par association membre (Association Bamtaare Kounkané et associations sœurs membres) plus d’autre membres directement choisi par un président approuvé par le reste le comité. Les membres du bureau sont élus en assemblée générale pour un mandat de trois (03) ans, renouvelable une fois. Les membres sortants sont rééligibles. Le Comité directeur a la souveraineté de définir sa composition et son mode de fonctionnement conformément aux textes de l’association. Les membres sortants sont rééligibles. Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés. En cas de partage, la voix du président de séance est prépondérante. La présence de la moitié au moins de ses membres est nécessaire pour que le Comité directeur puisse délibérer valablement. Les fonctions de membre du Comité directeur sont bénévoles. Les frais occasionnés pour l’accomplissement des mandats sont remboursés après fourniture de pièces justificatives. Toutefois, le membre qui engage ces dépenses doit solliciter et avoir l’accord préalable du président du Comité directeur qui est le président de Bamtaare International. Les frais remboursés sont intégrés dans la comptabilité et apparaissent dans le bilan financier de l’Association qui en est initiatrice. Toutes les transactions financières qui sont faites par l’Association Bamtaare Kounkané doivent être reportées au gestionnaire financier avec des pièces justificatives à l’appui au plus tard 48 heures après la transaction. Celui-ci fait une situation financière disponible au plus tard le vingt (20) de chaque mois.
Le comité directeur peut recruter un personnel administratif et technique qui assure l’exécution des tâches dans les différents domaines d’activités. Ce personnel, au sein duquel pourrait exister un Coordinateur, est recruté parmi les membres de BAMTAARE KOUNKANE. Il est soumis à un cahier de charges. Il assiste le Bureau dans l’exécution de ses missions.
Article 11 : Organisation des bureaux
Le bureau du Comité directeur prépare la réunion du Comité directeur. Il est renouvelé tous les trois (03) ans. En cas de vacance de poste, l’intérim est assuré par un des membres du bureau. Le remplacement définitif a lieu à la plus proche réunion du comité directeur. Le bureau exécutif se réunit au moins une fois par quatre mois sur convocation de son Président. Vu que les membres du bureau exécutif sont repartis à travers le monde la majorité de la coordination du bureau se fera via le réseau social. Il sera obligatoirement réuni si au moins un tiers (1/3) de ses membres en fait la demande par écrit au président. Il est tenu un registre des procès-verbaux des réunions par le secrétariat général. Les procès-verbaux de réunion sont signés par le président et le secrétaire de séance, et les copies sont transmises à tous les membres du bureau, en priorité via internet. Le bureau exécutif est chargé de veiller à l’application correcte du présent règlement intérieur et peut faire des propositions de réaménagement interne au comité directeur pour la bonne marche de l’association. Seront dressés pour chaque réunion du bureau exécutif, du comité directeur et de l’assemblée générale une liste de présence et un procès-verbal par le secrétariat. Les procès-verbaux seront ensuite transmis à tous leurs membres, en priorité via internet. Cette énumération des pouvoirs du bureau exécutif n’est pas limitative. La fonction de membre du Bureau exécutif et/ou de membre du Bureau du Comité directeur est bénévole.
Article 12 : Rôles des membres des bureaux.
– Le Président du Bureau et du Comité Directeur est chargé de coordonner les activités de l’association au niveau national et international. Il est le responsable moral de l’association. Il convoque et préside les réunions du bureau, du comité directeur et de l’assemblée générale. Il veille au respect des dispositions des statuts et du règlement intérieur de l’association. Il ordonne toutes les dépenses approuvées par le comité directeur et est cosignataire du ou des comptes de l’association. Il représente Association Bamtaare Kounkané à l’extérieur et doit présenter un rapport moral à l’assemblée générale ordinaire.
– Les vice-présidents (administration, management opérationnel, et organisation) assistent le Président titulaire, selon leur ordre de préséance, dans ses fonctions et le remplacent en cas d’absence. Ils assistent le Président et sont chargés d’assurer l’intérim en cas d’indisponibilité de ce dernier.
– Le Secrétaire Général et ses deux adjoints coordonnent et contrôlent les diverses activités. Ils présentent un rapport d’activités à l’assemblée générale ordinaire. Ils dressent les procès-verbaux, classent et archivent les documents administratifs de l’association. Ils sont chargés de l’application des décisions du comité directeur et de l’assemblée générale, sous l’autorité du président. Ils assurent la gestion des différents et médiation entre les membres. Ils établissent les protocoles de partenariat, s’assurent du respect du présent règlement intérieur et du statut. Ils donnent des conseils juridiques à la présidence.
– Le gestionnaire financier et son assistant
Un (e) gestionnaire financier et un assistant seront élus l’assemblée générale. Les restes des membres de l’équipe financière seront désignés par le gestionnaire. Ils sont chargés de veiller au respect des procédures de gestion administrative et financière et à la vérification des comptes. Toutes les pièces comptables leur seront remises en cas de requête ; ils sont informés de toutes les entrées et sorties et devront délivrer un quitus au trésorier général du bureau exécutif au moment de l’assemblée générale. Ils veillent à la bonne utilisation du patrimoine de l’association. Ils développent une politique de recherche de fond et l’exécutent. Ayant les attributions et fonctionnant comme un comité de surveillance en matière de gestion financière, ils peuvent soumettre leurs observations et/ou recommandations au Comité Directeur et à l’assemblée générale.
– Les présidents des bureaux nationaux et les membres de leurs bureaux dans les différents pays seront élus par les membres de leur pays. Pour le cas du Sénégal, les membres pourront être candidats ou voter dans le bureau (exécutif ou Dakar) ou ils ont acheté leur carte de membres et versent leur cotisation mensuelle. Leur lieu de vote peut changer sur leur demande adressé à leur président. Le bureau International devra donner son accord avant le Transfer le lieu de vote.
Les coordinateurs de différentes commissions seront désignés (choisis) par le bureau international en début de mandat
Article 13 : Les associations Bamtaare Kounkané de la diaspora
Dans chaque pays étranger où résident des ressortissants de la commune de Kounkané, il peut être créé une association dite de la diaspora. Un bureau sera aussi créé à Dakar (se bureau comprend les membres qui vivent dans les régions de Dakar, Saint Louis, Thiès, Mbour et Kaolack). Celle-ci va fonctionner en tant que structure intermédiaire au sein de BAMTAARE KOUNKANE, mais peut avoir sa propre administration et un mode de fonctionnement entièrement autonome vis-à-vis des organes de l’association.
En tant que membres de l’association, les responsables des associations de la diaspora doivent toujours respecter les principes fondamentaux de l’Association Bamtaare Kounkané qui sont la solidarité, l’esprit d’équipe, l’enrichissement mutuel, la préservation des acquis et le souci du développement de la Commune de Kounkané. Les bureaux Bamtaare à travers le monde a pour mission : Gestion des activites dans son pays : Gestion du ficher des membres; Gestion du ficher des participations mensuelles et/ou annuelles; Etre en contact aves ses membres en organisant des rencontres d’information ou d’echange autant que possible; Inititier et cordoonner les actions en cas de force majeure et en informer le groupe des leaders; Informer les membres de son pays les activites de l’ association; Informer le BI des réalités de son pays; Cordonner les activites de son bureau local; Participer aux activites de l’ association; Assumer les responsibilités qui conferées par le reglement Interieur et les statuts; Aider a la recherche de partenaires pour l’ Association; Suggérer aux autres pairs presidents les bonnes pratiques gagnantes dans sa localité; Fournir de la rétroaction au bureau International en lien avec les actions menées ou les évènements pertinents; Innover et s’adapter aux realites locales dans la recherche de fonds ou de partenaires; Être l’ambassadeur de Bamtaare dans son pays ou sa localité.
Article 14 : Cadre de concertation
Pour éviter, des commérages sources de divergences, toute création d’un nouveau groupe Whatshapp des membres de Bamtaare doit être soumis au comité Directeur ou à l’assemblée générale.
L’association Bamtaare a mis en place ses groupes de discussions :
- Le groupe des grands électeurs pour discuter et coordonner la préparation de l’assemblée générale ou extraordinaire.
- Bamtaare Stratégies & Planification : C’est un organe consultatif, dont les membres donnent des idées et conseils à titre gratuit.
- Bamtaare leaders pour discuter et coordonner le pilotage d’une part, d’autre part réaliser la mise en œuvre des politiques opérationnelles conformément aux statuts et au règlement intérieur. Le groupe contribue à une émulation d’idées, une meilleure connaissance du terrain, une approche inclusive, une plus grande proximité avec nos populations, un travail diligent, un échange interactif et respectueux. Ce groupe doit fédérer les énergies autour de valeurs partagées pour créer une collaboration, une coproduction, une dynamique et une vision commune.
- Bamtaree Stratégies & Planification aide à définir les stratégies et les objectifs à atteindre au sein de l’association Bamtaare Kounkané. Les stratégies ciblent un objectif global à court, moyen et long terme.
- Les groupes de Whatshapp des commissions et ceux des structures locales membres qui sont des outils d’échanges et de mise en œuvre des politiques opérationnelles.
- Les groupes de Watshapp Kounané 1 et Kounkané 2 qui sont des groupes d’échanges entre les membres, l’objectif tenir informé les membres activités de l’association et permettre une large diffusion des événements (difficultés, divers problématiques, décès, …).
Article 15 : Les commissions ou comités ad hoc
Des commissions techniques peuvent être créées au sein du Comité directeur à la demande des membres, sur les différentes thématiques du développement communautaire et local, du développement social, du développement économique et de la promotion de l’entreprenariat solidaire, etc.
Au niveau de chaque association de la diaspora également, des commissions ou comités ad hoc peuvent être créées, à la demande de son organe de décisions, sur les mêmes thématiques pouvant bénéficier à la Commune de Kounkané.
Ces commissions ou comités ad hoc, en fonction des besoins et propositions, peuvent exister de manière ponctuelle ou permanente et seront aidés si nécessaire par des structures ou personnes- ressources extérieures à l’association.
Elles sont placées sous la supervision des Vice-présidents au niveau national et des Présidents d’association au niveau de la diaspora, qui rendent compte de leurs activités au bureau exécutif et au comité directeur de l’association.
TITRE III : FINANCEMENT
Article 16 : Les ressources
Les ressources de l’Association Bamtaare Kounkané sont constituées :
- du produit des droits d’adhésion ;
- du produit de la cotisation de ses membres ;
- des libéralités de ses membres ;
- du produit de ses activités lucratives ;
- des subventions et/ou appuis budgétaires ;
- des emprunts auprès des institutions financières ;
- des dons et legs, dont la provenance n’est pas en violation de la loi sénégalaise, des conventions internationales et/ou de l’US Patriot Act.
Article 17 : Les programmes et projets
Les fonds qui seront reçus dans le cadre des programmes et projets de Association Bamtaare Kounkané devront faire l’objet d’un traitement particulier autant sur le plan de leur comptabilité que qu’au regard sur de la gestion administrative et technique. Ils peuvent être logés au niveau de comptes ouverts au nom de l’association. Des comités de gestion seront obligatoirement créés pour chaque activité, sous la supervision du comité directeur. Les principes de la transparence, de la gouvernance participative et de la redevabilité seront strictement appliqués à chaque niveau. Les comités de gestion pourraient comprendre aussi bien des membres du Comité directeur ou d’autres personnes choisies parmi les délégués de l’assemblée générale et dont les mandats sont encore valides. Le comité directeur, dans tous les cas, sera érigé en Conseil d’Orientation afin d’assurer une bonne coordination et une supervision appropriées.
Article 18 : Fonctionnement groupes d’échange et de communication
Le fonctionnement ainsi que la gouvernance de nos groupes d’échange et de communication sont régis par un document annexe qui sert de référence en la matière.
Adopte par l’assemblee generale du 17 septembre 2022